Business case, projekt, portföljhantering

Business case – prioriteringar
För att starta ett projekt måste idén/behovet medvetet väljas ut. Att välja ut innebär att  det tilltänkta projektet granskas mot organisationens mål och strategier. Ett projekt som inte stödjer strategierna ska inte genomföras. Det tilltänkta projektet måste även ha ett business case som pekar på den strategiska nyttan, det ekonomiska innehållet för hela livscykeln, samt en riskanalys som visar att det är genomförbart och att nyttoeffekterna kan realiseras. För att eventuellt väljas in i projektportföljen måste idén prioriteras mot andra goda idér eller behov av förändring/utveckling. Prioriteringen ska vara strikt. Prioriteringen görs dels mot hela projektportföljen och dels med hänsyn till att portföljen ska ha en rimlig balans. Det sista steget är att ge starttillstånd. Här kommer resursbehoven att ställas mot befintliga resurser och kan innebära att ett eller fler andra projekt måste avslutas/senareläggas om detta projekt ska komma upp på banan.

Ett business case måste inkludera vilka effekter som ska uppnås, hur dessa ska realiseras, vem som äger effekterna och ansvarar för att de realiseras samt när och hur effekterna ska mätas.

Uppföljning
Uppföljning ska ske vid följande punkter:

• I samband med att projektet ska passera en beslutpunkt eller grind
• I samband med större ändringar
• Periodiskt, oftast månadsvis

Det enskilda projektet följs och styrs löpande av projektets ägare (beställare) samt i förekommande fall av en styrgrupp. Om det finns en styrgrupp ska den bara innehålla viktiga intressenter, såsom  resursägare och eventuellt mottagare. Viktigt i styrgruppsarbetet är att man ska eftersträva konsensus, men vid skiljaktigheter är det projektägaren som är beslutsfattare. Det ska bara finnas en beslutsfattare som tar ansvaret.

För övrigt är projektledaren ansvarig så som en verkställande direktör för sitt företag och rapporterar till styrgruppen. Projektledaren har ett ansvar för att hela tiden följa de riktlinjer och mål som styrgruppen sätter upp och ska klara sina målsättningar i form av omfattning, tid och kostnad.

Projekt som drar iväg skall granskas och, om de inte längre ger nytta för de resurser som det kräver, avslutas de i förtid. Titta aldrig på redan nerlagda kostnader, utan se endast framåt: hur mycket återstår och får vi valuta för de nya pengar som måste tillföras?

Hur lyckas man med projekt – portföljen
För att lyckas måste företag och organisationer:

• Ha alla strukturer på plats, som processer för portföljhantering, programhantering (om man använder sig av program) och projekthantering
• En total styrprocess som inkluderar hela organisationen och hur projekt är en del av detta.
• Ha en medvetenhet om projekt och deras värde för organisationen i alla led i organisationen.
• Ha en utbildningsplan och –struktur för alla i styrgrupper, linjechefer, projektledare och projektdeltagare

Det är också viktigt att kontinuerligt fånga in och återanvända erfarenheter, sätta den lärande organisationen i fokus.

Kvalitetsbrister – misslyckanden
Det finns i kvalitetssammanhang en regel som säger att 85 % av alla kvalitetsbrister är direkt kopplade till organisationens ledning och de strukturer som ledningen har satt på plats. Endast 15 % av kvalitetsbristerna kan hänföras till den enskilda medarbetaren. Detta gäller även projekt. Ett misslyckat projekt är oftast ett organisatoriskt ledningsmisslyckande. Att skylla på projektledaren fungerar inte.