fredag, februari 23, 2024

Dokumentation

Region Hallands projektstyrningsmodell innehåller också riktlinjer för hur projekt ska dokumenteras. All projektredovisning ska vara enhetlig. För att underlätta arbetet tillämpas ett antal dokumentmallar.

För varje projekt ska följande dokumentation finnas:

  • Förstudieuppdrag
  • Förstudierapport
  • Projektdirektiv (beställningen)
  • Projektplan
  • Projektredovisning
  • Slutrapporten

projektledare_3

I Region Hallands modell finns ytterligare några dokumentmallar:

  • Projektredovisning
  • Riskanalys
  • Kommunikationsplan
  • Projektekonomisk rapport
  • Statusrapport
  • Minnesanteckningar
  • Dagordning
  • Tidrapportering

Nedan finns en kortfattad förklaring om dokumentens syfte.

Förstudieuppdrag
Beskriver varför en förstudie ska göras och förutsättningar utifrån tid, personal, resurser och kostnader.

Förstudierapport
Bildar förslag till hur arbetet med projektet ska fortsätta.

Beslut
Alla beslut ska dokumenteras

Projektdirektiv (beställningen)
Det dokument som lämnas från beställaren till den tänkta projektledaren och som därmed initierar projektet.

Projektplan
Syftar till att stödja projektgruppen så att projektet blir färdigt i tid och inom ramen för budgeten. Projektplanen fungerar också som ett kontrollinstrument för beställaren. Det är trots detta viktigt att alla parter förstår att projektplanen kan förändras under projektets gång.

Projektredovisning
I
nnan projektet går in i avslutningsfasen görs en projektredovisning, som innehåller en avstämning mot projektets mål och projektgruppens slutsatser. Utifrån detta dokument fattar beställaren beslut om att projektet kan avslutas eller förlängas.

Slutrapporten
Slutrapporten överlämnas av projektledaren till beställaren när projektet är klart. När slutrapporten blivit godkänd flyttas ansvaret från projektledaren till beställaren. Slutrapporten fungerar också som ett verktyg för spridning av resultatet.

Minnesanteckningar
Under projekttiden ska minnesanteckningar föras vid projektmöten och styrgruppsmöten. Minnesanteckningar ska vara tillgängliga så att intressenterna ges möjlighet att följa projektets förlopp.

Tidrapportering
För uppföljning av personella resurser används mallen för tidrapportering.

Läs vidare:

Faser och grindar
Grind 1 – 3
Grind 4 – 6