Grind 1 – 3
Idéfasen
Att generera idéer är ett viktigt inslag för alla verksamheter. Med ett rikt idéflöde ökar förutsättningarna för att göra kloka val av framtida utvecklingsprojekt. En del idéer förkastas, andra bedöms värda att pröva. I idéfasen förbereds och utvecklas möjliga idéer.
Viktiga moment:
- Utveckla och beskriva idéer.
- Sammanställa och värdera idéer.
- Återkoppla till dem som kommit med idéerna.
- Välja vilka idéer som ska bearbetas vidare.
Grind 1
Vid den första grinden är idén dokumenterad och chef på lämplig nivå fattar beslut om idén ska förkastas eller är värd att pröva. Om beslutet är att gå vidare med idén blir chefen beställare eller utser en annan beställare.
Att göra en djupare analys i form av en förstudie rekommenderas.
Ett förstudieuppdrag beskriver hur förstudien ska hanteras. Ibland är idén så stark och väl underbyggd att beställaren gör bedömningen att en separat förstudie inte behövs. I så fall skrivs ett projektdirektiv på beställarens initiativ.
Förstudiefasen
En förstudie kan antingen vara en begränsad del av själva projektet eller ett separat projekt. Syftet med förstudien är att skapa ett bättre beslutsunderlag innan ett beslut fattas om att starta ett fullskaligt projekt. Om en förstudie ska genomföras formulerar beställaren ett förstudieuppdrag, resurser säkerställs och en förstudieledare utses för att utföra förstudien och lämna en förstudierapport till beställaren.
Grind 2 – från förstudie till projektutveckling
Vid grind 2 görs avstämning utifrån förstudierapporten och beslut fattas om det fortsatta arbetet. Här kan beslutet bli att antingen avsluta eller att gå vidare.
Blir beslutet att fortsätta i projektform, då skrivs ett projektdirektiv. Detta syftar till att tydliggöra beställarens ansvar för genomförandet av projektet samt att ge projektledaren klara direktiv för projektets nästa fas. Projektdirektivet kan skapas i dialog med projektledaren, vilket oftast underlättar projektledarens arbete med projektplanen och det kommande projektarbetet. I detta läge kan prioritetstriangeln vara till hjälp.
Projektutvecklingsfasen
Ett väl utfört arbete i projektutvecklingsfasen kan vara helt avgörande för projektets möjlighet att lyckas. Arbetet i denna fas bör föregås av en förstudie.
Projektledaren tar, utifrån projektdirektivet, fram en projektplan som beskriver hur projektet ska genomföras.
Viktiga moment:
- Beskriva bakgrund och hittills utfört arbete.
- Precisera mätbara effektmål. Gärna också en nulägesanalys.
- Formulera mätbara projektmål och beskriva avgränsningar och projektfokus.
- Beskriva strategier och metod för att nå målen. Diskutera olika principer för hur projektmålen kan nås och välja alternativ.
- Beskriva projektorganisationen och ansvarsfördelningen samt hur samverkan ska organiseras inom ramen för projektet.
- Förankra projektet internt och externt samt säkerställa resurser.
- Ta fram en projektplan med intressentanalys, aktivitets- och tidsplan, projektbudget samt en kommunikationsplan.
- Beskriva projektets möjligheter och risker samt föreslå åtgärder för riskhantering.
- Beskriva hur utvärdering och/eller uppföljning av projektet ska ske med avseende på effekter, resultat, aktiviteter och kvalitet samt hur detta ska kommuniceras.
Utifrån beställarens projektdirektiv beskriver projektledaren hur projektet ska genomföras. Detta dokumenteras i en projektplan som är projektgruppens operativa plan för hur projektet ska organiseras och genomföras. Projektplanen ger projektgruppen en gemensam bild av projektet. Projektledaren tar i samband med detta också fram en riskanalys och en kommunikationsplan.
Grind 3 – från projektutveckling till genomförande
Vid den tredje grinden beslutar beställaren hur projektet ska genomföras utifrån projektledarens projektplan med bilagorna riskanalys och kommunikationsplan. Projektplanen ska undertecknas av både beställare och projektledare. Syftet med att beställaren skriftligen godkänner projektplanen är att tydliggöra dennes ansvar för hur projektet genomförs. Projektledaren får härmed klart besked om att starta genomförandefasen.
Klicka bild för att visa modellen i eget fönster.
Läs vidare: