Earned Value (EVM)

Alldeles för många projekt blir färdiga för sent, kostar mer än vad som budgeterats och levererar trots det inte avsett resultat. Resultatvärdemetoden/Earned Value Management (EVM) är en enkel metod som gör det möjligt att tidigt se projektens verkliga slutkostnad och sluttid. Det ger framförhållning och möjlighet att styra upp projekt i tid.

Earned Value Management  är ett utmärkt verktyg som är enkelt att införa i en organisation och är ett verktyg som inte kräver inköp av nya programvaror.

Många projekt blir både  försenade och fördyrade helt i onödan. Det behövs ett projektverktyg som ger en tidig indikation eller varning på att något brister i projektet. Med en tidig varning hinner du styra upp projekt som annars riskerar att missa mål och spräcka budgetramar.

Har du drabbats av ett fördyrat och försenat projekt? Det är vanligt att även kraftiga förseningar och fördyringar helt plötsligt dyker upp. Det yttersta ansvaret för projektet har beställaren/styrgruppen och när de väl upptäcker problemet ställs frågorna: ”Varför blev det så här?”  eller ”Borde vi inte kunnat se det här tidigare?” och styrgruppen funderar…..

När beställaren sedan ska hitta en lösning på den uppkomna situationen slits styrgruppen ofta mellan två motstridiga intressen: att skaffa tillräcklig insyn i projektet för att inte drabbas av nya plötsliga stora överraskningar och att visa att man litar på och står bakom projektledaren.

Varför använder man då inte ett arbetssätt för att få tidiga indikationer på om den totala budgeten kommer att räcka i ett projekt och att tidplanen följs?

Styrgrupperna måste våga ställa krav på projektledarna: statusrapporteringen ska vara på ett sådant format att de förbrukade resurserna på ett objektivt och mätbart sätt kopplas till uppnått resultat.

Det behövs en metod där man på ett objektivt sätt kan koppla förbrukade resurser till uppnått resultat, samt via enkla nyckeltal ge tidiga indikationer om projektets slutliga kostnad och leveranstidpunkt.

Det finns en sådan metod färdig som kallas Earned Value Management (EVM, eller resultatvärdesmetoden på svenska). Internationellt sett betraktas EVM som en norm för projektuppföljning och på engelska brukar den kallas ”management with the lights on”.

EVM  ingår i den internationella projektledarcertifiering som administreras av Project Managemet Institute (PMI).

EVM är fortfarande relativt okänt i Sverige och uppfattas ofta som svårt och krångligt. Det är synd eftersom många påstår att EVM kan införas i en organisation på ett enkelt sätt och utan inköp av nya programvaror. I takt med att organisationens projektmognad ökar kan sedan mer avancerade möjligheter inom EVM utnyttjas. EVM har på detta sätt framgångsrikt införts i flera organisationer i Sverige.

Kortfattat så kan man med EVM prognostisera framtiden genom att titta på värden som uppstått hittills i projektet. Allt ifrån om projektet kommer att hålla tiden till vad slutnotan kommer att bli. EVM innebär en del matematiska beräkningar och kalkyler. Här kommer ett enkelt exempel.

Det finns tre huvuddelar som man brukar använda sig av:

• BCWS – Budgeted Cost of Work Scheduled
• ACWP – Actual Cost of Work Performed
• BCWP – Budgeted Cost of Work Performed

Om man anser att 60 procent av ett projekt är klart medan hela 80 procent av budgeten är förbrukad. Översatt till EVM så är BCWP 60 procent och ACWP 80 procent.

Siffran vi vill veta kallas i EVM för CPI, Cost Performance Index och räknas fram genom följande formel:
CPI = BCWP / ACWP   vilket blir   60 / 80 = 0,75

Man kan säga att projektet  bara producerar med 75% effektivitet.

Matematiken i EVM utgår ifrån följande antaganden:

< 1 Betyder att kostnaden för att färdigställa är högre än planerat
= 1 Betyder att kostnaden för att färdigställa går enligt planen
> 1 Betyder att kostnaden för att färdigställa är lägre än planerat

Man kommer då fram till att projektet är dyrare än beräknat och man kan med hjälp av enkel matematik räkna ut hur mycket slutnotan kommer att bli om allt fortsätter oförändrat.

Genom att styrgruppen ställer krav på att EVM ska vara en del av statusrapporteringen uppnår man flera fördelar. Det välfungerande projektet kommer att uppvisa en stabil utveckling och i de fall projektet drabbas av svårigheter eller projektledaren behöver mer stöd för sin uppgift kommer sådana signaler att fångas upp väsentligt tidigare än vad som annars ofta blir fallet.

Läs gärna mer i boken ”Resultatvärdemetoden – Earned Value Management – en introduktion”  av Erik Philipson och Sven Antvik.

Boken kan beställas:
Bokus.com

Sven Antvik har skrivit en uppföljare ”Styrning av projekt : om användning och vidareutveckling av Earned Value”. Den har jag tyvärr inte läst ännu (red. anmärkning).
Även denna bok finns hos Bokus.com

Mer litteratur om EVM:
Bokus.com

PMI har också bra litteratur kring EVM, se:
Sök PMI/Earned Value

Jag (Gunnar) har läst boken ”Project Management” av Rory Burke, som på sidorna 224 – 239 beskriver Earned Value.