Grind 4 – 6
Genomförandefasen
Syftet med genomförandefasen är att initiera, genomföra och följa upp planerade aktiviteter enligt projektplanen. Innan man kan gå vidare till nästa fas ska beställaren fatta beslut om att starta avslutningsfasen eller arbeta vidare med projektet.
Viktiga moment:
- Följa upp planerade leveranser, resurser, tid, kvalitet, kostnad, prestationer och samverkan.
- Uppdatera planer och ta fram prognoser.
- Bevaka risker och möjligheter, vidta åtgärder.
- Bedöma projektet mot effektmålen och vid behov ändra inriktning.
- Rapportera större avvikelser från projektplanen och ge förslag på ändringar.
- Informera och kommunicera.
- Planera för överlämning.
Grind 4 – avstämning under genomförandefasen
Projekt som sträcker sig över längre tid kan behöva grindar även under genomförandefasen (4:1, 4:2, 4:3 osv.). Då görs avstämningar mot projektmål, budget med mera och vid behov ändras inriktningen. Beställaren kan också fatta beslut om att avsluta projektet. Grind(ar) mitt i genomförandefasen gör att projektet blir uppdelat i ett par olika genomförandefaser.
Grind 5 – projektredovisning
Vid grind 5 gör projektledaren en projektredovisning som bör innehålla målavstämning och projektgruppens slutsatser. Beställaren tar ställning till nyttjandet av projektets resultat och fattar beslut om att starta avslutningsfasen eller arbeta vidare med projektet för att avsluta senare.
Avslutningsfasen
Det är viktigt att få ett tydligt avslut och att uppnådda resultat och erfarenheter överförs till berörda verksamheter/organisationer.
Viktiga moment:
- Dokumentera resultaten och stäm av mot uppsatta mål.
- Notera avvikelser från målen och hur dessa ska hanteras.
- Lista återstående frågor och beskriv hur dessa ska hanteras och vem som är ansvarig.
- Bjud in till möten för att informera om gjorda erfarenheter och återkoppla till alla som har bidragit.
- Ge förslag på hur och när effektmålen ska mätas.
- Informera beställaren om eventuella kontaktpersoner.
- Lämna över ansvaret för projektets resultat till projektets beställare.
- Förbered för avveckling av projektorganisationen och avsluta projektet formellt (diariet, ekonomi, projektkonton med mera).
- Fira framgång!
Grind 6 – avslut
Projektledaren överlämnar en slutrapport till beställaren, som efter granskning formellt godkänner slutrapporten. Syftet med slutrapporten är bland annat att beskriva projektets måluppfyllelse, genomförda och icke genomförda aktiviteter, förmedla erfarenheterna, samt att resultatet överlämnas till projektets beställare. Rapporten ska också ge förslag på hur effektmålet kan mätas på kort och lång sikt efter projektets avslut, se effektanalys.
EA – Effektanalys
En analys av effekterna handlar om hur resultatet av projektet har tagits tillvara. I slutrapporten rekommenderar projektledaren när och hur effektanalysen bör göras. Det är beställarens ansvar att effektanalys genomförs lämplig tid efter projektslut. Analysen ska uppmärksamma uppnådda kontra förväntade effekter och nytta. Här behöver man ställa sig frågorna ”upplevs nyttan som förväntat”, ”blev det som vi tänkte” och ”resulterade projektet i de förväntade effekterna”. Om det inte blev som man tänkt ska orsakerna till detta analyseras. Detta är viktigt i ett lärandeperspektiv och till ett eventuellt erfarenhetsutbyte.
Effektanalys är markerad i modellen med symbolen EA.
Klicka på bild nedan för att visa modellen i eget fönster.
Läs vidare: