Beställare

Beställaren är den person som fattar beslut att starta ett projekt och skriver beställningen eller projektdirektiv.

Beställaren har det slutliga ansvaret för projektets resultat genom att:

• Uttala behoven.
• Formulera och godkänna målen.
• Utse projektledare.
• Godkänna projektplanen.
• Fastställa tidsplaner.
• Leda styrgruppens arbete och hålla styrgruppsmöten.
• Leda samarbetet med mottagaren av projektets resultat.
• Förvalta projektresultatet.

Oftast utgör beställaren även finansiär av projektet och har då ansvar för att:

• Finansiera projektet.
• Formulera och godkänna ekonomiska mål.

Checklista för beställare:

• Fundera över vilka resurser som behövs och om de är tillgängliga.
• Fundera över om en förstudie ska göras först.
• Fundera över konsekvenserna, vilka effekter som projektet kommer att leda till.
• Klargöra syftet – vad projektet ska leda till.
• Vad ska projektet leverera och hur ska det mätas?
• Uppskatta hur länge projektet ska pågå.
• Fundera på hur en projektledare ska rekryteras.
• Sätta samman en styrgrupp för projektet.
• Agera som ordförande i styrgruppen.
• Delegera så mycket som möjligt. Ta beslut när du har tillräckligt med beslutsunderlag.
• Kommunicera med berörda samverkansgrupper.
• Fastställa kostnadsplaner.

Under projektet bör beställaren:

• Finnas tillgänglig för projektledaren.
• Vara beredd på att fatta beslut.
• Informera projektledare och styrgrupp vid förändringar av projektets förutsättningar.

Vid varje grind bör beställaren:

• Värdera projektets status i förhållande till projekt- och effektmål.
•  Bedöma och värdera risker och möjligheter.
• Värdera hur befintliga resurser används.
• Vid behov omfördela och/eller tillföra resurser.

Vid avslut är beställaren:

• Mottagare av projektets resultat.
• Ansvarig för hur projektets resultat ska användas.