Projektkontor

Företag eller offentlig förvaltning som driver mycket utvecklingsarbete i projektform brukar organisera ett projektkontor. 

Ett projektkontoret kan ta ta rollen att:

• etablera och vidareutveckla projektmodellen
• stödja projektverksamheten
• mäta och samordna
• skapa en erfarenhetsbank
• vara stöd till projektledare
• ta initiativ till och koordinera utbildningar för projektledare, projektdeltagare, beställare

Allmänt om projektkontor
Ett projektkontor är den organisatoriska enhet som skapar goda förutsättningar för en organisations projektverksamhet. Det kan sägas vara navet mellan ledningen och projekten och verkar för att projekten koordineras samt arbetar mot ett gemensamt verksamhetsmål.

Typer av projektkontor
Det finns olika typer av projektkontor och de vanligaste är:

PSO (Project Support Office)
Fungerar som stöd för projektledarna och projektgruppen i deras arbete.

PMO (Project Management Office)
Fungerar som stöd för ledningen när det gäller rapportering och koordinering av projektportföljen. De kan även ge råd i beslut gällande projektportföljen.

PO (Project Office/Projektkontor)
Stödjer både ledningen och projekten.

Projektkontorens stödorganisationer
Somliga organisationer vill inte ha renodlade projektkontor, utan vill använda sig av andra lösningar när projekten ska samordnas. De två vanligaste lösningarna är:

Programkontor
Programkontor – hanterar ett antal projekt som delar ett gemensamt slutmål, programmål. Ett programmål är en effekt av de enskilda projektens mål. Programkontoret hanterar koordineringen av programprojektens interna beroenden, resurser och leveranser. Programkontoret är en temporär organisation som försvinner när programmet har slutförts.

Projektledarpool
Projektledarpool – är en avdelning/enhet där man har samlat projektledarkompetensen. Det vanligaste är att endast senior projektledarna arbetar där. En projektledarpool får naturligt, genom sina avdelningsmöten, en överblick av pågående projekt. Detta medför att koordinering och informationsspridning mellan projekt underlättas.

Ett projektkontor kan finnas både med och utan projektledarpool. Fördelen med att en projektledarpool är organisatoriskt kopplad till enheten, är att då kommer projektledarna naturligt att arbeta tillsammans med projektcoacherna (som arbetar på projektkontoret) med att öka effektiviteten i projektverksamheten. Projektledarna kan även, som en naturlig kompetensutveckling, arbeta som projektcoacher till andra projekt mellan sina egna projekt.

Dimensionering och bemanning av projektkontor
Enhetens bemanning består normalt av en eller flera projektcoacher (senior projektledare) samt administratörer. Många har också speciella projektcontrollers och ”resurskoordinerare” anställda. Antalet personer varierar med antal pågående projekt i verksamheten samt ambitionsnivån. Om uppdraget är att aktivt stödja alla projekt kan en projektcoach inte hantera mer än 5-10 samtidiga projekt. I de fall uppdraget är att enbart stödja projekt som begär detta och/eller med ett begränsat antal tjänster, kan en projektcoach hantera upp till 30 projekt.

Bemanningen kan variera från en enda person som är ansvarig för projektmodellen till ett kombinerat projektkontor och projektledarpool med ett 10-tal anställda allt beroende på verksamhetens storlek.

Varför behövs projektkontor?

• Initiativet till att starta ett projektkontor kan komma från två håll: verksamhetsledningen eller projektledarna.
• Ledningen för en verksamhet får ett behov av en gemensam enhet för projekthantering när man har ett flertal samtidigt pågående projekt som man upplever sig inte ha kontroll över. Det vanligaste problemet brukar vara att man upplever att man har resursbrist, levererar med bristande kvalitet och att man inte känner till alla projekt som pågår.
• Projektledarna önskar ett projektkontor, då man upplever att det saknas gemensamma rutiner för projekten. Dessutom känner man ett behov av hjälp med koordinering av gemensamma resurser (personal, lokaler e.d.), in och utleveranser mellan projekt samt koordinering av aktiviteter som påverkar andra projekt.
• Projektkontoret kan även fungera som ett stöd för alla nya projektledare i samband med projektplanering, riskanalyser, uppstartsmöten, slutseminarium m.m. Projektkontoret bistår då med kompetens och information om projektverksamhetens rutiner och metoder samt tips på vilka erfarenheter man kan hämta från tidigare projekt.