WBS
Tydliggör projektets omfattning med Work Breakdown Structure (WBS)
När alla har samma bild undviks kostsamma tillägg
Hur många projekt har inte slutat med att beställare och leverantör har olika uppfattning om vad som ingick i projektet? Hur många projektledare har inte fått problem för att man tvingats gå med på elfte timmens tillägg på grund av otydligheter i kravspecifikationen eller projektets mål?
Det går att råda bot på dessa problem. Verktyget heter WBS. Rätt tillämpat är det lika enkelt som kraftfullt för att definiera ett projekts omfattning. WBS har rekommenderats och förädlats av Project Management Institute (PMI, www.pmi.org) och har den senaste tiden fått ett allt starkare fotfäste inte bara i resten av världen utan även i Sverige.
Delarna utgör helheten – tänk i delleveranser
Utgångspunkten är att definiera och organisera ett projekts leveranser, alltså vad som ska levereras. Detta görs genom att dela upp projektets leveranser i en trädstruktur. Ju lägre nivå i trädstrukturens hierarki desto mer detaljerad beskrivning av vad som ska göras. Trädstrukturens löv utgör ett så kallat arbetspaket och är den lägsta nivån av detaljering.
Intuitivt tenderar den ovana att identifiera uppgifter att göra i stället för att definiera vad som ska levereras. Detta försvårar användningen av WBSen som definition av projektets omfattning och har lett till att många misslyckats med att använda WBS i sina projekt.
Vilka aktiviteter som ska genomföras, tas istället fram i projektets tidsplan vilken vanligtvis tas fram när WBSen är fastställd. Här definieras i detalj samtliga aktiviteter, vem som ska utföra dem, när de ska utföras samt hur de olika aktiviteterna hänger ihop.
Principer som leder till ett framångsrikt projekt
Några avgörande principer för att lyckas med WBS är:
– En WBS bör innehålla planerade arbetspaket, inte aktiviteter. Den ska definiera vad som ska levereras. Även processrelaterade arbetspaket såsom projektledning ska finnas med i en WBS.
– Arbetspaket ska ej vara överlappande, utan tydligt särskiljda.
– Skapa ett ”WBS Dictionary” där varje arbetspaket ges en beskrivning. Exempel:
WBS Element 1.3.2. ”Systemsimulator” – Arbetspaketet omfattar komplettering av befintlig systemsimulator SIMQ. Simulatorn ska kompletteras med funktioner för att belastningstesta ny funktionalitet i Delsystem C. Arbetspaketet omfattar också dokumentation och framtagande av användarmanual.
– 100%-regeln bör tillämpas. Detta innebär att projektets WBS totalt sett ska definiera 100% av projektets resultat, varken mer eller mindre.
Genom att hålla sig till dessa fyra principer maximerar du sannolikheten för att inget glöms bort i projektet och minimerar riskerna för otrevliga överraskningar i projektets slutskede.
”Förtesta” din WBS
Du vet att din WBS kommer att vara till stor hjälp, när den utmärks av följande:
– Den är framtagen av dem som ska göra jobbet och andra viktiga intressenter och utgör därmed en stark förankring för projektets innehåll.
– Den har en logisk och bra indelning vilket kommer att vara till hjälp vid såväl planeringen av projektet som genomförandet.
– Den är tillräckligt detaljerad för att kunna följas upp och undvika tvetydigheter.
– Den innehåller inga verb i beskrivningarna av arbetspaketen och har därmed heller inga aktiviteter i sig.
-Den har tillhörande beskrivningar av arbetspaketen vilket ytterligare minskar risken för missförstånd om vad som ingår och vad som inte ingår i projektet.
Du får ny kunskap men kan fortsätta använda dina beprövade verktyg
Det viktigaste vid användandet av WBS är att man förstår dess syfte och bygger upp den enligt ovanstående riktlinjer.
Sekundärt är vilket verktyg man använder för framtagande av den. Det vanligaste sättet är att man använder ett verktyg som man redan behärskar såsom Microsoft Excel eller Microsoft Project. Ett alternativ för den lite mer avancerade användaren är en add-in till Microsoft Project som heter WBS Chart Pro.
Träna på ett par mindre projekt – skörda sedan stort
För att komma igång måste du träna! Det bästa sättet att komma igång med WBS är att träna på ett mindre projekt som du antingen nyss startat eller inom kort kommer att starta. När du sedan känner dig redo är det dags att applicera kunskaperna på ett större projekt. Därefter är det bara att börja skörda frukterna av att du som projektledare har total kontroll på projektets uppgift och att alla intressenter vet projektets omfattning.