Projektplanering i Office 365

I Microsofts utbud av olika produkter finns det ett antal program som man gärna kan kombinera för att på så vis få riktigt bra verktyg till hjälp i projektarbetet. Här kommer en sammanställning och lite tips.

Excel 2013
Enligt en undersökning så använder 82 procent av alla projekt Microsoft Excel som verktyg för projektplanering. Enkelheten med rader, kolumner och celler gör att den blir en attraktiv lösning för projektplanering. Excel kan sedan flera år tillbaka integreras med SharePoint som kan agera publicering- och samarbetsplattform för Excel-filer.

I Excel 2013 finns färdiga projektmallar för projektledning (Välj Nytt och mallar och söker efter Projekt (eller Project management) i ”Online Templates”. Exempel hur det kan se ut med projektplanering i Excel:

Genom att spara filer i OneDrive så kan du bjuda in flera personer att dela och redigera samma fil. I och med Office 2013 ”låser” du inte filen för andra utan flera kan vara inne i samma fil samtidigt.

Flera fördelar finns även att använda Excel för projektplanering eftersom du kan skicka filer i excel-format pdf eller dela dem i Skype for Business (fd Lync).

Microsoft Project
En fördel med Microsoft Project har alltid varit budget och resursplaneringen. Dock kräver det sin
man eller kvinna för att bemästra Project. Det är lätt att man som projektledare hamnar bakom dataskärmen och då lätt glömmer att leda och kommunicera. Så använd Microsoft Project när det verkligen behövs, till stora projekt och många resurser att samordna. Fördelar är exempelvis att man kan synka, integrera och dela projektplaneringen med SharePoint (till mapp eller en helt site). Man kan lägga till Project-filen i OneDrive för att dela projektet (kräver dock att alla medlemmar har Microsoft Project).

SharePoint Online
Sedan version 2010 av SharePoint finns det mallar för att jobba med projektplanering. Nytt i Office 365 är en bättre integration med Project och Outlook när det gäller tex aktivitetslistor och kalender. Några exempel:

Aktivitetslista på att-göra och tidslinjer
Översiktlig projektkalender
Enkla projektöversikter med kvar att-göra och tidslinjer
Samarbete och dela anteckningar i OneNote Online
Synka projektets aktivitetslista med Outlook
Synka projektets aktivitetslista med Project

Office 365 Project Online
Serverversioner av Microsoft Project har i många fall krävt att man avsätter resurser för projektadministration (tex projektsekreterare). Då verktyget är tämligen komplext skapar detta en utmaning för projektgruppen. Men den har stora fördelar när man ska dela, detaljstyra, estimera tid och pengar i projektet.

Project Online är den nya serverlösning i molnet.
Project Web App är en molntjänst med webbversionerna av Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Skype for Business.
Project Pro Office 365 är en prenumerationstjänst för Microsoft Project som annars är en klientinstallation. En bra lösningen om du vill öka eller minska licenserna under en tid.
Project Online with Project Pro for Office 365, innehåller allt och är deluxepaketet med alla produkter enligt ovan.

Office 365 Planner
Detta är en ny funktion och kanske den mest moderna och snabba lösningen för den ”unga” projektledaren. Här ryms verktyg för visuell planering, Delve, SharePoint och Project. Begrepp som används i tex Scrum och Lean finns med i lösningen. ”Board” med ”Cards” är termer som används för att beskriva aktiviteter och status. Exempel hur det kan se ut:

Exempel på funktioner:

Personlig uppdatering på projektstatus.
Personliga aktivitetslistor.
Sociala flöden med Skype integration.
Dashboards med projektöversikter.
Lägg till filer i ”Cards” och de lagras även i ett dokumentbibliotek i SharePoint (=offline möjligheter).
Integration sker med Outlook där du kan se dina konversationer.

Detta är bara en början. Office 365 är under konstant utveckling och mer funktioner och möjligheter adderas hela tiden. Det innebär att jag kan rekommendera att börja tillämpa projektledning i Office 365, som en bra strategi i ett modernt, intuitivt och flexibelt verktyg.