FAQ – frågor och svar

Om du har en fråga att ställa gå till FAQ – ställ en fråga.

Nedan finns ställda frågor och publicerade svar, uppdelade i kategorier.

Allmänna frågor

Finns det alternativ till portföljhantering?
Svar:
Jag kommer inte på något alternativ till portföljhantering. Men ….. Ett första steg kan vara att man identifierar projekt som på något sätt har beroenden till varandra, har samma finansiär, verkar mot samma mål eller andra beröringspunkter. Då kan man med fördel klustra dessa projekt i det vi kallar program, som är nivån under portföljnivån. På så sätt är programnivån ett mindre avancerat alternativ till portföljhantering.

Innebär det mycket administration och pappersarbete att vara projektledare?
Svar:
För att ett projekt ska bli effektivt fordras det en lagom mängd administration, oavsett om det är vanlig projektplanering, att leda möten, göra budget, producera informationsmaterial eller skapa rapporter. För lite eller för mycket administration ger sänkt effektivitet – fast av olika skäl. För lite administration ger otillräcklig kontroll och bristfällig informationsspridning. För mycket administration skapar byråkrati och stjäl tid från produktivt arbete i projektet. Det finns nyckeltal som säger att ca 15-25% av projekttiden bör vara just administration så det kan vara ett riktmärke när man beräknar resurser till projektet. Ibland tillför man en projektassistent, som avlastar med viss administration exempelvis att skriva minnesanteckningar vid möten.

Bra idéer

Har du någon bra idé hur man enkelt kan rita aktivitetsscheman?
Svar:
Det går alldeles utmärkt att använda MS Excel genom att låta kolumnerna vara datum, sedan färgmarkera celler och skriva i rutorna vad aktiviteten innebär. Ännu enklare är att använda MS Visio som är suveränt bra, enkelt att använda, men då har du en licenskostnad på några tusenlappar. Det finns annars ett bra verktyg som jag har använt och det är gratis. Läs mer om Tom´s Planner.

Olika roller

Känner du till om det finns någon roll som projektutvecklare?
Svar:
Ja projektutvecklare förekommer. Jag tycker rollen är jämförbar med att vara förstudieledare. Utifrån en idé göra djupare analys, göra omvärldsanalys, se möjligheterna att genomföra utvecklingen i projektform, hitta finansiärer, bedöma vad ett genomförande i projektform innebär i resursutnyttjande.

Finns det en roll som projektekonom?
Svar:
Ja allt vanligare blir att man har ”öronmärkta” ekonomer som stöttar beställaren och projektledare redan i idéfasen eller i förstudien för att kalkylera kostnaderna. Ekonomen följer sedan projektet i övriga faser, hjälper till att ta fram statusrapporter och slutligen beräknar projektets samtliga ackumulerade kostnader. Ekonomer som är hårt knutna till projekt eller arbetar i en projektorienterad organisation brukar benämnas projektekonomer, så din fråga var motiverad.

Vilka egenskaper bör en bra projektledare ha?
Svar:
Projektledare behöver inte nödvändigtvis vara sakkunnig inom projektets specialistområde. Sakkunniga kan tillföras projektgruppen. Men en projektledare måste ha goda ledaregenskaper. Projektledare bör vara lyhörd, målfokuserad och beredd att ta ett stort ansvar samt vara skicklig på att göra rätt saker i rätt tid. Viktigast: duktig på att styra, leda och följa upp alla aktiviteter.

Vilken makt har en referensgrupp?
En referensgrupp kan aldrig fatta beslut för projektet, alltså ingen direkt makt. Referensgruppen är rådgivande.
Läs mer under fliken Roller / Referensgrupper eller klicka här.

Projektverktyg

Vilket projektverktyg rekommenderar du?
Svar:
Om du menar ett verktyg till stöd för projektledare eller verktyg för att hantera resurser, då rekommenderar jag MS Project Professional. Om du menar ett verktyg till stöd för projektgruppens samarbete, då rekommenderar jag MS SharePoint. Sedan finns det en rad bra verktyg exempelvis Antura och CANEA Projects. Läs mer på mina sidor.

Projektstyrningsmodell

Du berättar om Landstinget Hallands modell men landstinget finns väl inte längre, eller hur? Finns det en modell för Region Halland?
Svar:
Ja vi modifierade Landstinget Hallands projektstyrningsmodell för att passa i den nya organisationen Region Halland som omfattar andra varianter av projekt. Den nya modellen blev klar hösten 2012.

Varför kallar du det ”grindar”?
Svar:
En del använder begreppet ”beslutspunkter”. Jag tycker att grind visualiserar vad det handlar om. Grinden är stängd tills vissa krav är uppfyllda och tills beslut finns att gå vidare i projektarbetet, då öppnas grinden. Läs mer på sidan Faser och grindar.

Vet du vilken projektmodell som används i den offentliga sektorn?
Svar:
Inom den offentliga sektorn är det ganska vanligt att man fortfarande inte har någon projektstyrningsmodell. Inom landstingen i Sverige är PROJEKTIL den vanligaste modellen. Läs mer PROJEKTIL

Du har skrivit en sida om Pejl, men vilka i Sverige använder Pejl?
Svar:
PEJL passar alla typer av projekt och används idag av drygt 50-tal kunder, varav cirka hälften av dem är myndigheter, statliga bolag och kommuner, enligt Leif Åberg på Pejl.

Certifiering

Var kan man få mer info om PMI?
Svar:
PMI betyder ”Project Management Institute”. Läs mer i min artikel: PMI

Vilken certifiering är bäst IPMA eller PMI?
Svar:
Det är ganska svårt att svara vilken certifiering som är bäst pga att jag har mest inblick i IPMA. IPMA kombinerar en test med att du ska kunna visa upp olika färdigheter som projektledare. Min bedömning är att en certifiering som består av skriftliga moment kombinerat med praktiskt uppvisande av kunskaper ger det bästa kvittot på att man behärskar området. PMI bygger på att du ska klara av en test där generell projektkunskap med specifika definitioner testas. Både IPMA och PMI är internationella certifieringar. IPMA är mer vanligt i Europa medan PMI är mer vanligt i USA. Svenskt Projektforum har valt IPMA. IPMA har fyra nivåer D-A medan PMI har två nivåer. Läs mer om IPMA och PMI.

Du som skriver dessa sidor, är du certifierad projektledare?
Svar:
Ja, jag har en certifiering enligt den internationella standarden IPMA.
Läs mer på sidan om IPMA. Om du vill se hur mitt certifikat ser ut, klicka här.

Standards

Finns det någon svensk eller internationell standard kring projektarbete eller projektledning?
Svar:
Det finns standarder för certifiering av projektledare ex IPMA och PMI. Om du menar en standard för projektledning så håller en internationell ISO standard på att utvecklas och kommer att heta ISO 21500. Läs mer ISO 21500

Webbsidan

I ett annat svar berättar du att sidorna är gjorda i WordPress. Har du sidorna hos wordpress.com?
Svar:
Man kan skapa webbsidor hos wordpress.com. Det är utan kostnad men det innebär en rad begränsningar.
Jag har istället registrerat en egen domän och hyr plats på webbhotellet one.com. Jag använder webbpubliceringsverktyget wordpress, som är öppen källkod och kan laddas ner från wordpress.org. Det krävs en del teknisk IT-kunskap, men man har då helt andra möjligheter att anpassa utseende, tillföra fler funktioner och profilera sina sidor.

Hur har du lyckats göra så snygga och lättnavigerade sidor?
Svar:
Tack för positiv feedback! Jag använder WordPress som publiceringsverktyg. Detta i kombination med ett antal bra plugins och en professionell layout, ger ett bra resultat. WordPress är öppen källkod och gratis.